Bent u eigenaar van een of meerdere gebouwen? Dan weet u dat het onderhoud met meerdere leveranciers en onderhoudscontracten een complex en tijdrovend proces is. Als gebouweigenaar kost het beheersen van de verschillende processen tijd en energie. Zeker wanneer u meerdere panden in eigendom heeft. Zoals Amaliazorg, een zorginstelling met vijf panden, waarvan vier een monumentstatus hebben, en twee gebouwen in eigendom zijn, namelijk Catharinenberg en Van Haarenstaete.
Onderhoud in samenspraak met meerdere partijen is in veel gevallen een complexe materie. Men ziet het vaak als een ‘noodzakelijk kwaad’. Op zich niet uniek, het vraagt echter wel om een strakke aansturing. Zeker bij huurpanden, waar de ‘huisinstallateur’ alles van het pand weet en vaak ook het onderhoud wordt gegund.
Heeft u grip op het gebouwbeheer? Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel van het gebouw? Wanneer loopt de technische levensduur van een installatie af, hoe en wanneer vervang je apparaten? Wanneer komt het schilderwerk aan de beurt? Welke afspraken zijn gemaakt bij de aanschaf van apparatuur, de ‘total costs of ownership’? Allemaal zaken die thuishoren in een duurzaam Meerjarig Onderhoudsplan D(MJOP).
Monumentenstatus
R-ffect kreeg de opdracht om een duurzaam MJOP op te stellen voor de gebouwen van Amaliazorg. Geen doorsnee gebouwen, want de monumentenzorg brengt extra eisen met zich mee. Het (D)MJOP biedt een degelijke basis om nu en in de toekomst grip te houden op zaken als de onderhoudsbegroting, duurzame gebouwoplossingen, optimaal werkende installaties en slim beheer van het onderhoud. Het is het specialisme van Michel Rodenburgh, Senior Technisch Vastgoed adviseur/inspecteur bij R-ffect. Hij vertelt: “R-ffect gaat verder dan alleen het opstellen van een MJOP: voor ons staat een langdurige en duurzame relatie met de opdrachtgever centraal. Dat betekent dat we samen met onze klant kijken naar het verduurzamen van het gehele proces, van de uitbesteding van diverse onderhoudswerkzaamheden tot en met het vervangen van de assets.”
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Over de schutting
Michel: “Voorheen leek het erop dat de verschillende leveranciers hun gegevens ‘over de schutting’ gooiden. Gevolg was een administratieve rompslomp, van afspraken en contracten. Hierdoor zag de klant door de bomen het bos niet meer. Laat staan dat hij op een weloverwogen wijze beslissingen voor de toekomst kon nemen. Daar brengt ons duurzame MJOP verandering in.”
Waar besparen?
R-ffect heeft allereerst de technische inspecties van alle aanwezige installaties en apparatuur uitgevoerd. Michel: “Dit leverde een gestructureerde inventarisatie op, waarmee de klant inzicht krijgt in waar hij staat. Wat zijn de lopende contracten, wat is de resterende levensduur van apparatuur, welke apparaten moeten wanneer worden vervangen, hoe zit het met de onderhoudskosten en energieverbruik? Vervolgens keken we naar de begrotingen: waar kan de klant besparen. Hoe lang gaat een installatie mee, en wat levert het je op termijn op wanneer je nu overstapt op duurzame oplossingen? Denk bijvoorbeeld aan airco’s, ledverlichting of zonnepanelen.”
Elke asset een eigenaar
Het eindresultaat is een duurzaam en overzichtelijk MJOP. Hierin heeft elke asset een eigenaar die verantwoordelijk is voor die asset. Voorbeeld: een hoofdaannemer is verantwoordelijk voor zowel de airco’s als voor de brandmeldinstallatie (BMI), maar de BMI wordt door een onderaannemer onderhouden. “Zodra er iets wijzigt in de voorwaarden van de asset laat de hoofdaannemer dit weten via de assetlijst volgens het vooraf afgesproken format”, vervolgt Michel. “Deze is afkomstig uit het (D)MJOP voorafgaand aan het jaar dat er onderhoud is afgesproken. Na het uitgevoerde onderhoud beslist Amaliazorg of de gewijzigde voorwaarde ingevoerd wordt in het (D)MJOP voor het aankomende jaar. Uiteraard ontvangen de hoofdaannemers hun nieuwe assetlijsten voorafgaand aan het onderhoud, waardoor ze eventuele wijzigingen weer in een verse lijst kunnen aanpassen. Hiermee is de cirkel weer rond.”
Ook de monumentenstatus van de gebouwen van Amaliazorg kreeg in het MJOP de aandacht die het vereist. “De eisen voor onderhoud van gevels, schilderwerk en energiebeheersing zijn bij een dergelijk pand strikter dan normaal gesproken. Daar houden we uiteraard rekening mee.”
Structuur geeft… structuur!
De aanpak van R-ffect onderscheidt zich doordat zij allereerst alle beschikbare informatie van de leveranciers uitvoerig uitpluist en analyseert. Michel: “Daarmee bouwen we een logisch en begrijpelijk (D)MJOP dat we in overleg met Amaliazorg altijd kunnen bijstellen. Doordat we structuur aanbrengen in het MJOP, ontstaat er ook structuur in de beheersorganisatie. Op deze manier is Amaliazorg volledig ‘in control’, in plaats van hun leverancier. Structuur levert structuur op!”
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een (D)MJOP voor uw (monumenten)pand?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend consult. We komen graag bij u op locatie kijken.
